Einleitung!

Erheben Sie Ihre Hand, wenn Sie sich noch an Writely erinnern.

Ein vierköpfiges Unternehmen namens Upstartle brachte im August 2005 die reine Online-Textverarbeitung auf den Markt und nutzte dabei die damals neue Browser-Technologie AJAX.

So ermöglichte man den Benutzern, die im Browser erzeugten, aber auf dem Server gespeicherten Inhalte sofort zu speichern und abzurufen.

Und es funktionierte so gut, dass Google Upstartle weniger als ein Jahr später kaufte.

Damals war ein Produkt wie Writely einzigartig.

Soviel zur Vorgeschichte.

Bis zum heutigen Tag hat Googles Online-Office-Suite von Tools nichts anderes getan, als zu wachsen und sich zu verbessern.

Unter dem Dach von Google Drive finden Sie einen File-Management- und Storage-Service sowie die verschiedenen webbasierten und mobilen Apps.

Dazu gehören: eine Textverarbeitung (Google Dokumente), eine Tabellenkalkulation (Google Tabellen), Präsentationen (Google Präsentationen) sowie Zeichnungen (Google Zeichnungen) und Formulare (Google Formulare).

Es handelt sich heute um eine vollständige Suite von Programmen, die nun mit Microsofts weitaus ausgereifterem Office konkurriert.

Tatsächlich hat Google Drive Microsoft dazu veranlasst, Online-Versionen von Word, Excel und PowerPoint zu erstellen, um mit seinem OneDrive Storage/Sync-Service zu arbeiten.

Unternehmen können G Suite, eine professionelle Version von Google Drive mit allem Speicherplatz und Tools sowie der Integration von Google Mail, Kalender, Websites und mehr unter ihrem eigenen Domainnamen nutzen.

Lediglich für Microsoft Access und Microsoft Publisher gibt es keine Alternativprogramme.

Google Drive ist ein ernstzunehmender Satz von Werkzeugen für ernsthafte (oder spaßige) Arbeit, die alle völlig kostenlos sind.

Die Verbraucher zahlen nur für zusätzlichen Speicherplatz.

Aber es lohnt sich, mehr zu wissen als nur die Grundlagen.

Fangen wir also an und lernen Sie, wie Sie das Beste aus Google Drive herausholen werden.

Der Datenspeicher ist bedingt kostenlos!

Jedes persönliche Google Drive-Konto – das Sie erhalten, wenn Sie einen Google-Dienst wie Google Mail oder Google Photos nutzen – verfügt über 15 Gigabyte freien und kostenlosen Speicherplatz.

Sie können das jederzeit über Google One erweitern, aber denken Sie daran: Nur nicht-native Dateien wie Microsoft-Dateien, PDFs oder Bilder werden in diese 15 GB umgewandelt.

Von Ihnen erstellte Google Dokumente/Tabellen/Präsentationen-Dateien zählen nicht zu Ihrem Google Drive-Speicherplatz.

Synchronisieren Sie alle Ihre Dateien!

Google Drive wird geräteübergreifend synchronisiert, so dass Sie ein Projekt auf dem PC starten und es am Telefon, Tablett oder Ihrem Heimlaptop weiterbearbeiten können.

Und es funktioniert mit jeder Art von Dokument, nicht nur mit nativen Dokumenten, Blättern und Folien, die mit den Google-Programmen erstellt wurden.

Installieren Sie das Backup- und Synchronisationsprogramm von Google auf dem Desktop, um Dateien von Ihrem Computer, Ihrer Kamera oder SD-Karten automatisch auf Google Drive zu sichern.

Dies ist der Aspekt von Google Drive, der wahrscheinlich Ihre 15 GB freien und kostenlosen Speicherplatz beanspruchen wird, da er sich auf andere Dateitypen bezieht.

Wenn Ihnen der Platz ausgeht, müssen Sie möglicherweise für zusätzlichen Speicherplatz über Google One bezahlen.

Gute Zusammenarbeit mit berechtigten Personen!

Der große Vorteil bei der Arbeit mit Google Drive ist die „Zusammenarbeit“.

Es spielt keine Rolle, ob Sie alle auf Laptops, Tablets oder Smartphones arbeiten.

Mehr als eine Person kann an einem Dokument arbeiten – bis zu 50 Personen gleichzeitig.

Um im Auge zu behalten, was Ihre Freunde, Familie und/oder Kollegen getan haben, sehen Sie sich einen Revisionsverlauf über „Datei > Versionsverlauf > Versionsverlauf ansehen“ an.

Eine Liste auf der rechten Seite zeigt Ihnen, wer das Dokument aktualisiert hat und wann.

Klicken Sie auf einen Namen, um zu sehen, was sie getan haben.

Geben Sie verschiedenen Versionen unterschiedliche Namen, um sie leichter zu verfolgen – klicken Sie auf die Schaltfläche oben rechts, um nur die benannten Versionen anzuzeigen.

Überarbeiten wie von Microsoft Word gewohnt!

Was ist, wenn Sie möchten, dass die Revisionen so aussehen, wie sie es tun, wenn Sie Änderungen in einem Microsoft Word-Dokument verfolgen?

Google Dokumente unterstützt eine Funktion namens „Suggest Edits“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (mit dem Bleistift-Symbol) oben bei den Schaltflächen Kommentare und Teilen.

Sie erhalten ein Menü, in dem Sie bearbeiten, Vorschläge machen (mit sichtbaren, verfolgten Änderungen, die Sie oder andere später akzeptieren können) oder das endgültige Dokument ansehen und drucken können.

Einen Mitbearbeiter suchen!

Wenn Sie sich nicht an den Namen des gewünschten Dokuments erinnern, aber sich daran erinnern können, wer es mit Ihnen geteilt hat, klicken Sie im linken Menü von Google Drive auf „Für mich freigegeben“.

Sie erhalten eine Liste aller Dokumente, die andere Personen für Sie freigegeben haben.

Wenn die Liste zu lang ist, um sie zu analysieren, geben Sie den Namen des Mitarbeiters in das Suchfeld oben ein und schon werden die angezeigten Ergebnisse auf die Dokumente der eingegebenen Person reduziert – einfach und schnell.

Ein Dokument öffentlich machen!

Um Teil der Zusammenarbeit zu sein, muss das Dokument freigegeben werden.

Die Grenze der gezielten Freigabe liegt bei 200 Personen, aber wenn mehr als 50 Mitarbeiter versuchen, ein Dokument zu bearbeiten, können die späten Teilnehmer nur die Änderungen einsehen.

Die Eigentümer des Dokuments können festlegen, wer über Bearbeitungsrechte verfügt.

Aber um Ärger zu vermeiden, machen Sie ein Dokument bei Bedarf komplett öffentlich.

Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Freigeben“, klicken Sie dann auf „Erweitert“ und klicken Sie dann unter „Wer hat Zugriff“ auf „Ändern“.

Wählen Sie „Öffentlich im Web“ oder „Jeder, der über den Link verfügt“.

Einige G-Suite-Kunden können ihre Dokumente möglicherweise nur für alle Nutzer in ihrem Unternehmen verfügbar machen.

Öffentliche Dokumente werden Suchmaschinen zur Verfügung gestellt…. und Google besitzt sogar eine davon.

Eine Zugriffsberechtigung festlegen!

Wenn Sie Dokumente gemeinsam nutzen, könnten Sie denken, dass alle die gleichen Möglichkeiten haben.

Dem ist aber nicht so.

Es gibt vier Ebenen des Dokumentenzugriffs.

Besitzer können alles mit der Datei machen – sogar sie löschen und mehr Mitarbeiter einladen.

Editoren können natürlich bearbeiten, aber nur dann mehr Mitarbeiter einladen, wenn der Besitzer dies erlaubt.

Die „Nur-Betrachter“ können ansehen, aber nicht bearbeiten oder kommentieren.

Kommentatoren können das Dokument sehen und Kommentare dazu abgeben.

Hinweis: Betrachter und Kommentatoren können Kopien von Dokumenten erstellen, also betrachten Sie die Dokumente nicht als „sicher“.

Wählen Sie die von Ihnen erteilten Berechtigungen für Dokumente aber in jedem Fall sorgfältig aus.

Kommunikation während der Zusammenarbeit!

Google Drive zeigt Ihre Kollegen in der rechten oberen Ecke an.

Sie können während der Arbeit Inline-Kommentare oder Fragen für bestimmte Personen hinterlassen, aber Sie können ihnen auch eine Sofortnachricht schicken.

Klicken Sie auf die Chatblase neben den Chatköpfen der Mitarbeiter und geben Sie Ihre Nachricht ein.

Dies ist jedoch keine private Nachricht.

Alle anderen im Dokument können Ihre Diskussion auch sehen.

Einbindung von Add-ons!

Es gibt eine Reihe von Add-ons, die die Funktionalität erweitern können, die Sie bereits kostenlos in Google Dokumente, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Formulare erhalten.

Finden oder aktivieren Sie sie, indem Sie beim Bearbeiten eines Dokuments auf „Add-ons“ und dann auf „Add-ons aufrufen“ oder „Add-ons verwalten“ klicken.

Google Drive mit Apps erweitern!

Nicht zu verwechseln mit Add-ons – es gibt auch eine Reihe von Google Drive-Anwendungen – vollständig webbasierte Programme, die Sie mit Ihrem Google Drive-Konto verlinken können.

Es gibt einige Überschneidungen mit den Add-Ons – Sie benötigen z.B. wahrscheinlich die HelloFax-App und das Add-On nicht.

Aber die Apps, die sich im Chrome-Web-Store befinden, machen es einfach, zusätzliche Bearbeitungen an anderer Stelle vorzunehmen.

Add-ons und Apps sind ein weites Thema – wir werden gezielt Details in weiteren Artikel vorstellen.

Hier geht es in erster Linie um Ihren Überblick.

Hochladen nach Google Drive per Drag & Drop!

Google Drive hat eine große „Neu“-Taste auf der Oberfläche, um neue Dateien zu erstellen.

Diese nutzen Sie auch, wenn Sie eine Datei oder einen Ordner hochladen.

Sie können aber auch Dateien/Ordner direkt per Drag & Drop aus Ihrem Desktop-Explorer heraus nach Google Drive hochladen.

Links zur schnellen Erstellung von Dokumenten!

Wenn Sie schnell ein neues Dokument, eine neue Kalkulationstabelle, eine neue Präsentation oder ein neues Formular erstellen möchten, fügen Sie die folgenden Links der Lesezeichenleiste Ihres Browsers hinzu:

https://doc.new Neues Google-Dokument
https://sheets.new Neue Google-Tabelle
https://deck.new Neue Google-Präsentation
https://site.new Neue Google-Site
https://form.new Neues Google-Formular

Offline-Zugriff auf Laufwerksdateien: Desktop

In der Regel greifen Sie auf Dateien zu, die auf Google Drive gespeichert sind, wenn Ihr Browser mit dem Internet verbunden ist.

Aber für die Zeiten, in denen Wi-Fi nicht verfügbar ist, unterstützt Google Drive den Offline-Zugriff.

Installieren Sie zunächst die Erweiterung Google Docs Offline Chrome (dies funktioniert nur im Chrome-Browser von Google) und gehen Sie dann zu den Einstellungen von Google Drive.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Vor kurzem verwendete Dateien aus Google Dokumente, Google Tabellen und Google Präsentationen erstellen, öffnen und bearbeiten während ich offline bin.„.

Dadurch wird der Dienst aktiviert, aber Sie müssen auswählen, welche Dateien Sie offline verwenden möchten.

Navigieren Sie zu drive.google.com, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschten Dokumente (drücken Sie Umschalttaste/Strg oder Befehl für mehrere Dateien) und schalten Sie „Offline verfügbar“ ein.

Sie können den Offline-Zugriff jederzeit ein- und ausschalten und zusätzliche Dokumente An- und Abwählen.

Offline-Zugriff auf Laufwerksdateien: Mobile Geräte!

Wenn Sie mit einer Google Drive-Datei auf Ihrem Smartphone arbeiten möchten, aber keinen Internetzugang haben, richten Sie die Datei so ein, dass sie vorab offline verfügbar ist.

Öffnen Sie eine Dokumente-, Präsentationen oder Tabellen-Datei, tippen Sie auf das Dreipunktmenü oben rechts und schalten Sie den Schalter neben „Offline verfügbar“ um.

Wenn Sie das nächste Mal online gehen, werden alle Änderungen, die Sie vorgenommen haben, wieder mit Google Drive synchronisiert.

Für späteren Zugriff auf Google Drive speichern!

Evernote ist ein Online-Repository für all Ihre digitalen Inhalte.

Sie können Google Drive in ähnlicher Weise verwenden.

Eine Google Chrome-Erweiterung namens Save to Google Drive macht es kinderleicht, fast alles, was Sie online sehen, in einem Ordner auf Google Drive zu speichern.

Es gibt jedoch einige Vorbehalte.

Sie können nicht wirklich nur die guten Textteile einer Seite speichern – Sie können nur eine Ansicht davon als PNG-Datei, den gesamten HTML-Quellcode oder als Google Dokument speichern (was die Formatierung abschaltet).

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bild und Sie können genau das speichern.

Wichtig: Wenn Sie ernsthaft Informationen speichern möchten, bleiben Sie besser bei Evernote, OneNote oder Google Notizen – Sie finden in unserem Blog umfangreiche Informationen zu diesen Programmen!

Direkte Verteilung von Dokumenten über Gmail!

Wenn Sie Gmail und Google Drive verwenden, haben Sie Glück: Sie müssen nie wieder ein Dokument an eine E-Mail anhängen.

Das bedeutet, dass Sie nie auf diese 25 MB Grenze stoßen werden – stattdessen senden Sie Dateien in der Größe von bis zu 10 Gigabyte.

Die Dateien müssen zuerst auf den Speicher von Google Drive hochgeladen werden.

Fügen Sie die Dateien in eine Gmail-Nachricht ein, indem Sie auf das Google Drive-Symbol am unteren Rand des Bildschirms zum Erstellen von E-Mails klicken.

Wenn sich die Dateien auf Ihrer Festplatte befinden, ziehen Sie sie per Drag & Drop auf die Registerkarte Hochladen.

Schon können Sie Ihre Dokumente verteilen.

Verwenden Sie die separaten Apps für die mobile Bearbeitung!

Google bietet seit langem eine Drive-App für iOS und Android an.

Aber die Dateibearbeitung war eine gemischte Lösung, so dass Google diese Funktionalität in separate Apps für Google Dokumente (iOS, Android), Google Tabellen (iOS, Android) und Google Präsentationen (iOS, Android) verschoben hat.

Die Drive-App lebt weiter, um den Zugriff und die Anzeige gespeicherter Dateien zu ermöglichen.

Wenn Sie Dokumente bearbeiten müssen, werden Sie auf eine der anderen Apps weitergeleitet, vorausgesetzt, sie sind installiert.

Fazit!

Sie erkennen, es gibt sehr viele Möglichkeiten innerhalb von Google Drive, um die Nutzung zu perfektionieren und an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

In diesem Artikel können wir Ihnen nur einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten geben und nicht jedes Detail wie eine Bedienungsanleitung vorstellen.

Wir werden in Detailartikeln jedoch tiefer in die jeweiligen „Geheimnisse“ eintauchen und Sie mit mehr Informationen versorgen.

Der Überblick über Google Drive in diesem Artikel ist noch lange nicht das Ende.

Im nächsten Artikel werden wir Ihnen weitere faszinierende Möglichkeiten vorstellen – seien Sie schon jetzt gespannt.

Für Fragen und Anregungen nutzen Sie bitte die Kommentarfunktion.

Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit.