Einleitung!

Im letzten Artikel haben wir Ihnen bereits eine Vielzahl unverzichtbarer Tipps für die Nutzung von Google Drive vorgestellt.

Das Google Drive ist jedoch so umfangreich, dass es Sie wahrscheinlich langeweilen würde, wenn wir alles in einem Artikel aufführen würden.

Lassen Sie uns jetzt mit dem zweiten Teil der Vorstellung von Google Drive-Möglichkeiten und deren sinnvollen Nutzung beginnen.

Anmerkung: Sie erhalten in diesem Artikel einen umfangreichen Überblick, jedoch nicht alle Details zu jeder Möglichkeit, denn sonst würde sich dieser Artikel zu einem Buch entwickeln – vielen Dank für Ihr Verständnis.

In das Google-Drive-Format konvertieren!

Sie können fast jede beliebige Datei zu Google Drive zum Speichern hinzufügen, aber wie arbeiten Sie mit ihnen, nachdem sie hochgeladen wurden?

Das Konvertieren einer Datei in das Google Dokumente-, Tabellen- oder Präsentationen-Format ist ziemlich einfach.

Laden Sie die Datei hoch und wählen Sie mit der rechten Maustaste „Öffnen mit“.

Es erscheint ein Untermenü mit Optionen, mit denen Sie z.B. ein Word-Dokument in ein Google Dokumente-Dokument ändern können.

Es wird eine Kopie erstellt, die Originaldatei bleibt unverändert.

Sie können auch die Erweiterung Office Editing for Docs, Sheets & Slides im Chrome-Browser verwenden, um alle Office Dokumente zu bearbeiten, die Sie in den Browser ziehen (ausgenommen Access-Datenbanken und Publisher-Dokumente).

Sie können sie dann wieder in ihrem Originalformat speichern oder sie wahlweise im Google Drive-Format speichern, um Platz zu sparen.

Wie Sie genau mit dieser Chrome-Erweiterung arbeiten stellen wir Ihnen in unserem Video-Kurs „Microsoft Office und Google Drive im Team!“ vor.

Für mehr Informationen zum Kurs klicken Sie jetzt bitte hier!

Alle Bilder/PDFs in Text umwandeln!

Wenn Sie möchten, dass jedes Element, das Sie hochladen – auch PDFs – in Text umgewandelt wird, den Sie als Google Dokument bearbeiten können, gehen Sie zu Google Drive (nicht Google Dokumente) auf dem Desktop, klicken Sie oben auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen.

Aktivieren Sie im Popup-Feld das Kontrollkästchen neben „Hochgeladene Dateien in das Google Dokumente-Format konvertieren.„.

Das Hochladen von Dateien kann etwas länger dauern, aber es lohnt sich.

Sie erhalten ein Google Dokument, in das z.B. das Bild eingefügt wird, mit bearbeitbarem Text unten.

Scannen mit der mobilen App!

Eine einzigartige Funktion der Google Drive Mobile App (nicht in den separaten Docs and Sheets Apps) ist die Möglichkeit, ein Bild hochzuladen.

Warum sollten Sie das tun?

Die Wörter im Bild werden von Google gescannt und werden zu durchsuchbarem Text.

Es ist großartig, um ein Foto von einem Rezept, einem Menü, den Öffnungszeiten oder ähnlichem zu machen – alles, was Sie später finden müssten, aber nicht erneut eingeben wollen.

Sie finden diese Möglichkeit, indem Sie in der Google Drive-App auf das „+“-Symbol und dann auf „Scannen“ tippen.

Hinweis: Die iOS-App macht (Stand Dezember 2019) den Text nicht mit OCR editierbar, sondern dies funktioniert nur vom Desktop oder von Android aus.

Daten per Formular erfassen lassen!

Eine App im Google Drive-Kollektiv, die nicht viel Aufmerksamkeit erfährt, ist Google Formulare, aber sie ist sehr praktisch.

Betrachten Sie es als Ihren ganz persönlichen SurveyMonkey.

Richten Sie eine Umfrage ein und erheben Sie bequem und professional gestaltet die von Ihnen benötigten Daten von Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten oder einem ähnlichen Personenkreis.

Die gesammelten Daten werden in eine Tabellenkalkulationsdatei eingefügt.

Die Formulare sind genauso kollaborativ zu erstellen wie jedes andere Dokument.

Formulare unterstützen Fortschrittsbalken (um den Befragten zu zeigen, wie lange sie bis zum Ende brauchen), Bilder und sogar YouTube-Videos.

Wenn Sie Google Formulare von Grund auf erlernen möchten empfehlen wir Ihnen unseren Video-Kurs „Google Formulare leicht gemacht!„.

Für detaillierte Kurs-Informationen klicken Sie jetzt bitte hier

Zeichnen innerhalb von Google Drive!

Die Zeichnung-App in Google Drive ist nicht wirklich für die Fotobearbeitung geeignet.

Aber sie kann verwendet werden, um einige Grafiken zu erstellen.

Wenn Sie etwas von Ihrer Bildkreativität in einem Dokument benötigen, haben Sie es recht einfach.

Navigieren Sie in Dokumenten, Blättern oder Folien zu Einfügen > Zeichnung > „+Neu“.

Sie erhalten eine verkleinerte Version der Zeichenanwendung, mit der es ein Kinderspiel ist, Ihrer Kunst freien Lauf zu lassen.

Wenn Sie bereits Kunstwerke erstellt haben, die Sie in Drive gespeichert haben, wählen Sie die angebotene Importfunktion per Mausklick aus und schon wird die ausgewählte Zeichnung übernommen.

Der Vollbild-Modus!

Brauchen Sie eine ablenkungsfreie Schreibmöglichkeit?

Wählen Sie Ansicht > Vollbild, um die App-Menüs und Symbolleisten oben loszuwerden (drücken Sie die Esc-Taste, um sie zur Rückkehr zu bewegen).

Drücken Sie F11 im Vollbildmodus, um auch die Browser-Menüs auszublenden und wieder zurückzukehren.

Das „Forschungsfenster“ findet mehr Informationen!

Wenn Sie den Kopf voll mit Ideen für Ihr Projekt haben, ist das Letzte, was Sie tun wollen, die Seite zu verlassen, um eine Google-Suche durchzuführen.

Das „Forschungsfenster“ (nur in Google Dokumente zugänglich) umgeht das Problem.

Klicken Sie auf Tools, dann auf Erkunden (oder geben Sie Strg+Alt+Shift+I ein), um darauf zuzugreifen.

Es ist einfach, ein Fußnotenzitat in Ihr Dokument einzufügen, das auf die Ergebnisse verweist.

Verwenden Sie Strg+Shift+Y, wenn sich der Cursor auf einem bestimmten Wort befindet und der Bereich die Definition anzeigt.

Sie können sogar den Erkundungsbereich verwenden, um gefundene Bilder einzufügen.

Nicht schlecht, oder! Probieren Sie es bitte einmal aus.

Links mit Hilfe der Suche einfügen!

Es ist einfach, einen Link in ein Google Dokument einzufügen.

Wählen Sie den Text aus, klicken Sie auf das Kettensymbol oder drücken Sie Strg-K und ein Menü öffnet sich, in dem Sie die URL einfügen können.

Wenn Sie jedoch noch keine URL für den Link haben, wird Google eine für Sie finden, da die Google-Suche komfortabel integriert ist.

Es wird zuerst nach dem von Ihnen markierten Begriff gesucht.

Wenn das nicht funktioniert, geben Sie eine andere Abfrage ein – dies wird den Text des Dokuments nicht ändern.

Sobald Sie einen Link gefunden haben, der Ihnen gefällt, klicken Sie darauf, um ihn sofort einzufügen.

Jede einzelne Tastenkombination anzeigen lassen!

Machen Sie Tastenkombinationen zu Ihrem zweiten ich und Sie werden ein „Google Drive-Gott“ sein.

Das Problem: Welche gibt es und wo findet man sie?

Egal in welcher Drive-App Sie sich befinden, sogar auf der Google Drive-Hauptseite, geben Sie einfach Strg und / ein und das Kontextmenü zeigt alle verfügbaren Tastaturoptionen an.

Übersetzen im Handumdrehen!

Sie haben ein Dokument in einer Fremdsprache erhalten?

Laden Sie es auf Google Drive hoch, öffnen Sie es mit Google Dokumente, klicken Sie auf Tools > Dokument übersetzen.

Sie erhalten ein Duplikat des Dokuments in Ihrer bevorzugten Sprache.

Natürlich funktioniert auch der umgekehrte Weg.

Erstellen Sie ein Text-Dokument mit Google Dokumente und lassen Sie es dann in die Sprache Ihrer Wahl übersetzen.

Aber Vorsicht! Die Übersetzung von einer anderen Sprache in die englische Sprache funktioniert sehr gut.

Bei anderen Sprachkombinationen, z.B. Englisch nach Deutsch oder Deutsch nach Griechisch, ist die Übersetzung, insbesondere grammatikalisch, nicht immer einwandfrei.

Das Übersetzungstool kann Zeit sparen, aber eine manuelle Überprüfung und Korrektur ist immer erforderlich – bitte nicht blind vertrauen.

Wenn es aber nur um den sinngemäßen Inhalt eines fremdsprachlichen Dokumentes und nicht um die Korrektheit geht, ist diese Möglichkeit von großem Nutzen.

Text-Dokumente diktieren!

Öffnen Sie eine brandneue leere Google Dokumente-Datei auf dem Desktop und wenn Ihr Computer über ein Mikrofon verfügt, haben Sie die Möglichkeit, Google Dokumente als Diktiergerät zu nutzen.

Klicken Sie im Menü auf Tools und dann auf Spracheingabe oder drücken Sie Strg+Shift+S.

Google Dokumente stellt ein Mikrofonsymbol links neben das Dokument – klicken Sie darauf, um zu sprechen und was Sie sagen, erscheint im Dokument.

Das Mikrofonsymbol wird rot und erhält eine Zielkontur, wenn es Sie hört.

Google hat in den letzten Jahren viel zur Perfektionierung der Spracherkennung und des Diktats beigetragen. 

Das Tool funktioniert ziemlich gut.

Nicht nur, um aufzuschreiben, was Sie sagen (einschließlich grundlegender Satzzeichen – sagen Sie „Punkt“, wenn Sie z.B. einen Satz beenden), sondern auch, um Korrekturen und Formatänderungen per Sprache vorzunehmen und durch das Dokument zu navigieren, ohne eine Maus zu berühren.

Die Liste der unterstützten Sprachen geht auch weit über das US-Englisch hinaus.

Ein Diktat in deutscher Sprache funktioniert sehr gut.

Eine Umstellung der Sprache ist nicht nötig. Google Dokumente erkennt die Sprache automatisch – selbst dann, wenn Sie verschiedene Sprachen in einem Text sprechen.

Beachten Sie aber, dass die Wörter im Normalfall auch dann mit lateinischen Buchstaben dargestellt werden, wenn Sie russisch oder griechisch sprechen.

Eine Umstellung der Schrift auf Grund der erkannten Sprache gibt es derzeit noch nicht.

Aus eigener Erfahrung kann ich bestätigen, dass es sogar möglich ist, eine gesprochene Audiodatei auf einem Smartphone abspielen zu lassen, dieses in die Nähe des Mikrofons zu halten und Google Dokumente den gesprochenen Text schreiben zu lassen.

Hinweis: Lesen Sie aber bitte jedes Diktat Korrektur, denn kleine Fehler schleichen sich meist ein.

Natürlich ist auch die Qualität des Mikrofons von großer Bedeutung.

Perfektionieren Sie Ihre Dateisuche!

Sie suchen nach einer bestimmten Datei oder einem bestimmten Dokument in Google Drive?

Google hat das Suchmaterial im Griff, also ist es normalerweise einfach.

Wenn Sie eine erweiterte Suche durchführen müssen, öffnen Sie die entsprechenden Optionen mit dem Pfeil nach unten im Suchfeld.

Suchen Sie von dort aus nach dem Dateityp, dem Besitzer, ob er mit einem Sternchen versehen oder gelöscht worden ist, wann es zuletzt geändert wurde, mit wem es geteilt wird und mehr.

Besser noch, verwenden Sie „Natural Language Processing“, wenn Sie auf Google Drive suchen.

Das bedeutet, dass Sie die „esoterischen“ Suchoperatoren überspringen und so etwas wie „Finde meine Reisespesenabrechnung Monat Juli 2019“ ausprobieren können.

Klappt nicht immer, ist aber einen Versuch wert.

Einfärben Ihrer Ordner!

Es hilft, die Ordner strukturiert zu halten.

Aber manchmal möchte man einfach nur den Blick auf die am häufigsten verwendeten Ordner lenken, z.B. durch eine Farbwahl.

Google Drive bietet einen Regenbogen an Möglichkeiten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner und wählen Sie „Farbe ändern“, um das Menü aufzurufen.

Wählen Sie dann die Farbe aus, die Ihnen für Ihren Zweck geeignet erscheint.

Spezifische Zellen schützen!

Sie können den Schutz eines ganzen Arbeitsblatts in einer Google Tabelle über Tools > Tabellenblatt schützen einrichten, auch wenn Sie das Blatt gemeinsam nutzen.

Noch granularer und nützlicher ist jedoch die Möglichkeit, nur Teile der Daten zu schützen.

Unter Daten > Geschütze Blätter und Bereiche können Sie den Bereich von Zellen festlegen, den niemand außer Ihnen oder wenigen Auserwählten berühren darf.

Dies ist eine gute Möglichkeit, wenn im Team gemeinsam and öffentlichen und vertraulichen Daten gearbeitet wird.

Mehr Schriften finden!

Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Auswahl der Schriftarten in Google Drive-Dokumenten Ihre Kreativität einschränkt, fügen Sie noch einige mehr hinzu.

Im Menü „Schriftart“ (auf der Symbolleiste) ist die oberste Auswahl „Weitere Schriftarten“.

In dem sich öffnenden Dialogfeld können Sie die Schriftarten nach Kriterien wie Handschrift, Monospace, Serifenschrift oder serifenlos anzeigen lassen.

Sie können dann nach Beliebtheit, Hinzufügungsdatum oder Trend sortieren.

Suchen Sie nach einem bestimmten Schriftnamen.

Dann setzen Sie ein Häkchen neben jede Schriftart, auf die Sie vom Dokument selbst aus schnell zugreifen möchten.

Schriftarten sind nicht dokumentspezifisch – wenn Sie eine neue Schriftart auswählen, ist sie in allen Ihren Google Dokumenten, Blättern und Folien verfügbar.

Alle Schriftarten von Google sind unter fonts.google.com zu sehen, aber nicht alle sind für die Verwendung im Google Drive verfügbar.

Fazit!

Wir sind am Ende des Überblicks angekommen.

Viele Anregungen sind sofort umsetzbar, andere benötigen etwas Organisation und Zeit.

In jedem Fall bietet Google Drive mit den eingebundenen Apps eine Vielzahl an Möglichkeiten, die weit über das Speichern von Dateien in der Cloud hinaus gehen.

Ich hoffe, die in diesem und dem vorherigen Artikel vorgestellten Anregungen machten Sie mit der Nutzung von Google Drive vertrauter und sicherer.

In Detail-Artikeln zu bestimmten Themen werden Sie weitere nützliche Informationen zum Thema heute und in Zukunft finden.

Bleiben Sie uns daher bitte treu.

Haben Sie Fragen und/oder Anregungen?

Nutzen Sie dann bitte die Kommentarfunktion.

Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Zeit.