Einleitung!

Ist Ihr Google Drive-Speicher nur ein großes Durcheinander von unorganisierten Dateien und Ordnern, die es fast unmöglich machen, etwas zu finden?

In diesem Artikel gebe ich Ihnen einige nützliche Ideen zur Organisation von Google Drive, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Google Drive noch erfolgreicher zu nutzen!

Genau wie jeder andere Ort, an dem Sie Ihre Daten aufbewahren, kann Google Drive unübersichtlich werden.

Sie erstellen eine oder zwei Dateien, importieren ein paar Dokumente aus Google Mail, akzeptieren einen freigegebenen Ordner und ehe Sie sich versehen, ist der ganze Ort eine Katastrophe.

Sie können Dateien in Ihrem Google Drive organisieren, indem Sie sie in Ordner ablegen und andere Tools, sowohl konzeptionelle als auch tatsächliche, verwenden.

Damit werden Sie sicherzustellen, dass Sie immer finden, was Sie brauchen.

Diese Tipps und Ratschläge zeigen Ihnen, wie Sie Dateien in Google Drive organisieren können und sie sollten auch gut funktionieren, wenn Sie die G Suite professionell verwenden.

Einstellen Ihrer Standardansicht!

Sie können Dateien und Ordner in Google Drive auf verschiedene Weise anzeigen.

So können Sie beispielsweise alles in einer Listen- oder Gitteransicht anzeigen und den Zeilenabstand bequem, gemütlich oder kompakt einstellen.

Entscheiden Sie, wie Sie Ihr Google Drive betrachten möchten, indem Sie mit den Einstellungen herumspielen, bis Sie zufrieden sind.

Übersehen Sie nicht die linke Seitenleiste.

Viele Leute konzentrieren sich auf die Mitte des Bildschirms, wenn sie Google Drive-Laufwerk betrachten.

Wenn es um die Organisation Ihrer Ordner und Dateien geht, achten Sie jedoch unbedingt auf diese linke Leiste.

Sie können Ihre Ordner und Unterordner einfach sehen und die Mitte des Bildschirms für den Inhalt des Ordners reservieren, den Sie anzeigen möchten.

Ein „Skelett“ von Ordnern erstellen!

Erstellen Sie ein „Skelett“ von Ordnern für sich selbst und verwenden Sie dabei die Struktur und die Namen, die für Sie am besten geeignet sind.

Wie organisieren Sie Ihre Dateien und Ordner in anderen Apps?

Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie an ein Dokument denken, dass Sie brauchen?

Am besten finden Sie heraus, wie Sie Ihre Ordner einrichten, indem Sie sich diese beiden Fragen beantworten.

Vielen Menschen fällt zunächst der Inhalt ihrer Arbeit ein, daher verwenden sie für Ordner thematische Namen wie Projekt X oder Schularbeit Y.

Manche Personen halten sich an Termine.

Wenn sie eine Datei finden müssen, sei es ein Schriftstück oder ein Bild, denken sie immer daran, wann sie sie erstellt haben.

Wenn Sie zu diesem Personenkreis gehören, dann verwenden Sie in Ihren Ordnern und Dateinamenskonventionen sehr viel Datum.

Sie können zum Beispiel Ordner für 2019, 2018, 2017 und so weiter erstellen. 

Dann verwenden Sie auch Zahlen, die Jahre und Monaten entsprechen.

So bedeutet 201906 beispielsweise das Jahr 2019 und den sechsten Monat oder Juni.

Wenn Sie sich einen Ordner anschauen, der mit einigen Zahlen beginnt, wissen Sie sofort genau, was sie bedeuten und es hilft Ihnen, die benötigten Dateien schnell zu finden.

Ich habe im Internet sogar gesehen, dass einige Leute empfohlen haben, eine Emoji zu den Ordnernamen hinzuzufügen, um mehr visuelle Hinweise zu erhalten.

Entscheiden Sie selbst darüber – aber vorsichtig!

Emoji lassen sich nicht immer gut in andere Formate konvertieren.

Wenn Sie also versuchen, einen gemeinsamen Link zu einem Ordner zu erstellen oder ihn zu exportieren, können diese Bilder ihn zerstören.

Sie sehen, es gibt einige Möglichkeiten für die sinnvolle Organisation der Namen von Ordnern und Dateien.

Entwickeln Sie Ihr eigenes System, denn Sie müssen ja mit der Organisation leben und arbeiten.

Unterordner erstellen!

Unterordner sind ein organisatorischer Glücksfall seit der ersten Nutzung von Festplatten.

Erstellen Sie sie und nutzen Sie sie!

Sie helfen Ihnen, Ihre Dateien in kleinere und spezifischere Gruppen zu sortieren und zu klassifizieren.

Wenn Sie bereits Ordner erstellt haben, aber nicht mehr wissen, welche Unterordner Sie erstellen sollen, dann brauchen Sie sie vielleicht noch nicht – das werden Sie schon richtig beurteilen.

Sie können auch einen Ordner mit dem Namen ERLEDIGT oder ALT erstellen, so dass Sie, wenn die Arbeit abgeschlossen ist oder ein Ordner nicht mehr verwendet wird, ihn per Drag & Drop dort ablegen können – als Archiv sozusagen!

Verwenden Sie Farben!

Farben sind ein großartiger visueller Hinweis und mit Google Drive können Sie Ihren Ordnern benutzerdefinierte Farben hinzufügen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner, entweder in der Seitenleiste oder im Hauptfenster und wählen Sie „Farbe ändern“.

Wählen Sie dann die gewünschte Farbe aus.

Investieren Sie jedoch vorher etwas Zeit und machen Sie sich Gedanken darüber, welches Farbsystem für Sie passend ist.

Es wäre schade, wenn Sie alle Ordner farblich organisiert haben und dann feststellen, dass Ihre „Bauchkreativität“ an der Praxis vorbei geht und Sie alles erneut in Angriff nehmen müssen.

Sterne zu häufig verwendeten Dateien und/oder Ordnern hinzufügen!

Mit Google Drive können Sie Dateien und Ordner mit einem Stern versehen.

Sie tun es auf dieselbe Weise wie beim Hinzufügen einer Farbe: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie „Zu markiert hinzufügen„.

Ich empfehle, häufig verwendete Dateien mit einem Stern zu versehen.

Auf diese Weise können Sie eine Liste aller Materialien, auf die Sie regelmäßig zugreifen, unabhängig davon, wo sie sich auf dem Laufwerk befinden, abrufen.

Dazu klicken Sie dann einfach nur auf die Überschrift mit dem Stern und dem Wort „Markiert“ in der linken Leiste.

Aber übertreiben Sie es bitte nicht.

Wenn Sie die Hälfte Ihrer Dateien mit einem Stern versehen, ist es so, als hätten Sie gar keinen Stern vergeben.

Auch bei der „Stern-Organisation“ ist eine vorherige Planung und Zielsetzung der Schlüssel zum Erfolg!

Wichtige „Für mich freigegeben“-Dateien verschieben!

Schauen Sie sich den Header in der linken Seitenleiste an, der „Für mich freigegeben“ heißt.

Klicken Sie darauf und es kann ein Durcheinander von Dateien und Ordnern erscheinen.

Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken über darüber.

Wenn sich in diesem Stapel von Dateien und Ordnern etwas Wichtiges befindet, gibt es drei nützliche Dinge, die Sie damit tun können:

Fügen Sie einen Stern hinzu!

Das Hinzufügen eines Sterns zu einer Datei, die mit Ihnen geteilt wurde, macht dasselbe wie das Hinzufügen eines Sterns zu einer Ihrer eigenen Dateien.

Es lässt sie in der Liste der „Sterneninhalte“ erscheinen.

In einen besonderen Ordner verschieben!

Eine andere Möglichkeit ist, die Datei zu Ihrem Google Drive hinzuzufügen und in einen Ordner zu verschieben.

Sie können mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und „Verschieben nach“ auswählen.

Navigieren Sie dann im angezeigten Fenster zu dem Ordner, in dem Sie diese Datei speichern möchten.

Eine andere Möglichkeit, die dasselbe tut, besteht darin, dass zu speichernde Element auszuwählen und dann auf das Google Drive-Symbol im oberen rechten Teil des Bildschirms zu klicken.

Sie haben dann die Möglichkeit, es in den Ordner Ihrer Wahl zu verschieben.

In jedem Fall erstellen Sie eine Verknüpfung zur freigegebenen Datei am neuen Speicherort Ihrer Wahl.

Die Datei wird weiterhin für alle Nutzer freigegeben und gehört weiterhin dem ursprünglichen Besitzer.

Machen Sie eine Kopie!

Wenn Sie eine Kopie von einer Datei erstellen, die mit Ihnen geteilt wurde, wird die neue Kopie zu Ihrer eigenen.

Und es ist nur das, eine einfache Kopie.

Sie ist nicht mehr mit der geteilten Datei verbunden und die vorher berechtigten Personen haben nicht mehr unbedingt die Erlaubnis, darauf zuzugreifen.

Allerdings sollten Sie immer die Organisation, die Ihnen den Zugriff auf ihre Daten gewährt hat, berücksichtigen und die Regeln einhalten.

Es macht sicher nicht den besten Eindruck, „heimlich“ Kopien von möglicherweise sogar vertraulichen Daten zu machen und diese dann auch noch „privat“ zu nutzen.

Den „Müll“ entsorgen!

Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner von Google Drive entfernen, werden diese in den Papierkorb verschoben und bleiben dort, bis Sie den Papierkorb bereinigen.

Je länger Sie den Papierkorb wachsen lassen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie vollstes Vertrauen haben, dass alles darin enthaltene Material vollständig gelöscht werden sollte.

Tun Sie sich selbst einen Gefallen und leeren Sie den Müll von Zeit zu Zeit aus, am besten regelmäßig.

So halten Sie Ihren Google Drive-Laufwerk auf einem sauberen und klaren Niveau und es hilft Ihrem Verstand, wenn Sie versuchen, ein organisiertes Konto zu führen.

Fazit!

Google Drive ist ein leistungsstarker Ort zur Speicherung von Daten und bietet über alle Geräte hinweg den zuverlässigen Zugriff.

Eine auf die persönlichen Bedürfnisse zugeschnittene Organisation, die vorab geplant wurde, hilft aber dabei, alle Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen.

Wenn Sie gerne die Dateien finden möchten, die Sie bei Bedarf benötigen und nicht lange suchen wollen, machen Sie sich zuerst einen Plan.

Diese 7 von mir vorgestellten Schritte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und sind auch kein Evangelium, dem man blind folgen sollte.

Sie sind Anregungen und Hilfestellungen- mehr nicht.

Haben Sie Ideen und Vorschläge für die Organisation von Cloud-Laufwerken? 

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Vielen Dank für Ihre Zeit.