Einleitung

 

Projektmanagement ist ein harter Job.

Teams und Organisationen versuchen, schlanker zu arbeiten und das bedeutet oft, dass die Rolle eines engagierten Projektmanagers wegfällt.

Obwohl es immer noch möglich ist, einen fortgeschrittenen Abschluss in diesem Fach zu erwerben, ist es nicht ungewöhnlich, dass Menschen mit wenig bis gar keiner Erfahrung in die Rolle des Projektmanagers gedrängt werden – oft zusätzlich zu ihrer normalen Arbeit.

Dies kann eine überwältigende Erfahrung für die entsprechende Person sein, denn es gibt so viel leistungsfähige Software für das Projektmanagement auf dem Markt, dass für ein oder zwei kleine Projekte überhaupt kein Projektmanager benötigt wird.

Organisieren Sie sich, wenn Sie nicht viel Erfahrung im Projektmanagement haben.

Hier sind einige Hinweise, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein Projekt haben!

Bevor Sie versuchen, ein Projekt zu verwalten, stellen Sie sicher, dass Sie auch ein Projekt haben!

Dieser Ratschlag mag vielleicht einfach klingen, aber ich habe ihn immer wieder von erfahrenen Projektmanagern gehört.

Ein Projekt ist eine Reihe von Aufgaben, die ein Startdatum, ein Enddatum und ein Ergebnis haben.

Ein Deliverable ist alles, was am Ende der Arbeit geliefert wird, wie z.B. ein physisches Produkt oder eine funktionierende Website.

Der Bau eines Hauses ist ein Projekt.

Die Neugestaltung einer Website ist auch ein Projekt.

Wenn Sie theoretisch alle Aufgaben des Projekts an jemand anderen übergeben könnten und am Ende etwas von dieser Person zurückerhalten, ist das sogar ein Projekt.

Manchmal verwechseln die Leute, besonders Vorgesetzte, die laufende Arbeit mit Projekten.

Also lassen Sie mich ein paar Beispiele der laufenden Arbeit geben, um es klar zu machen.

Jede Woche neue Inhalte für eine Webseite zu schreiben ist eine laufende Arbeit, auch wenn man die Produktion eines einzelnen Textes als ein eigenes kleines Projekt betrachten könnte.

Wartungsunterstützung für Programmcode zu bieten, indem man ihn kontinuierlich repariert, ist eine fortlaufende Arbeit.

Das Beantworten von Kunden-E-Mails oder Telefonanrufen ist eine fortlaufende Arbeit.

Ich glaube, diese wenigen Zeilen erklären den Unterschied zwischen einem tatsächlichen Projekt und der regelmäßigen Arbeit im Rahmen der eigenen Tätigkeit.

Für Fragen stehe ich gerne zur Verfügung – nutzen Sie bitte die Kommentarfunktion.

Erstmal eine „Entdeckungsphase“ haben!

Bevor ein Projekt gestartet wird, empfehlen einige Leute das, was man Entdeckung nennt.

Die Projektmanagement-Discovery unterscheidet sich von der Discovery im rechtlichen Sinne.

Für unsere Zwecke ist es eine Zeitspanne, in der die Personen, die das Projekt anfordern, erforschen, was sie tun oder machen wollen und warum.

Es kann ein Treffen, eine Reihe von Treffen oder eine offene Zeitspanne für freies Denken und Erkundung sein.

Hier finden Sie einige Fragen, die Sie sich stellen können, während Sie sich noch in der Entdeckungsphase befinden:

• Was wird das Projekt sein?
• Wie spezifisch können Sie es definieren?
• Was ist sein Zweck?
• Welche Ergebnisse wollen Sie erzielen?
• Welche Ressourcen haben Sie für dieses Projekt zur Verfügung?
• Wann benötigen Sie das Endprodukt und ist Ihr Termin angesichts Ihrer Ressourcen angemessen und möglich?

Wenn Sie sich vor dem eigentlichen Beginn Ihres Projektes diese Fragen beantworten, dann werden Sie gleich mit einem sichereren Gefühl einsteigen.

Definieren Sie den Geltungsbereich!

Vielleicht hören Sie diese Meinung von einem erfahrenen Projektleiter: „Wenn es nicht im Rahmen ist, ist es nicht im Projekt.“

Jedes Projekt braucht einen klaren Umfang.

Der Projektumfang definiert genau, was das Projekt beinhaltet.

Es ist eine genaue Liste aller Facetten, Assets, Features, Deliverables und anderer Details, die mit dem Projekt verbunden sind.

Wenn sie einmal entwickelt worden ist, können Sie nichts mehr hinzufügen.

Wenn Sie z. B. ein Haus bauen, definiert der Umfang, wie viele Stockwerke das Haus enthalten wird, seine Quadratmeterzahl, wie viele Fenster es geben wird, wie viele Treppen, Lichtschalter und so weiter.

Der Grund dafür, dass Projekte einen klaren Umfang benötigen, bevor Sie mit ihnen beginnen, ist, dass niemand versucht, etwas hinzuzufügen, das außerhalb des Umfangs liegt, wenn das Projekt einmal begonnen hat.

Das Hinzufügen von Anforderungen zu einem Projekt nach dem Start des Projekts führt zu einer Verzerrung des Zeitplans, des Budgets und der verfügbaren Ressourcen.

Wenn Sie weiterhin Aufgaben zu einem Projekt hinzufügen, kann es sogar aufhören, ein Projekt zu werden – es könnte sogar zu einer laufenden Arbeit werden.

Die Definition des Projektumfangs kann in einem Entdeckungsmeeting erfolgen oder einfach aus Gesprächen zwischen dem Kunden oder der Person, die das Projekt anfordert und dem potentiellen Leiter oder Manager des Projekts hervorgehen.

Hört sich alles etwas theoretisch an und die „Sperrung“ eines Projektes trifft oft auf den Widerstand von Kunden und/oder Vorgesetzen, die meinen, ihr „Senf“ muss unbedingt integriert werden, egal wann er erkannt wurde.

Versuchen Sie jedoch, Ihre klare Linie durchzusetzen, denn beim Scheitern des Projektes wegen zusätzlichem „Senf“ zeigt jeder auf Sie – dass wollen Sie sicher vermeiden.

Die Durchführung eines Kickoff-Meetings!

In einem Kickoff-Meeting werden alle, die an dem Projekt arbeiten werden, vorgestellt.

Dieses Treffen gibt den Ton für die bevorstehende Arbeit vor und stellt sicher, dass jeder im Projektteam klare Informationen darüber hat, was sie/er tun wird und warum.

Beachten Sie, dass die Durchführung eines Kickoff-Meetings nicht einmal annähernd das Erste ist, was Sie bei der Leitung eines Projekts tun!

Da das Kickoff dazu beiträgt, alle auf die gleiche Seite zu bringen, wollen Sie sicher sein, dass Sie das Projekt und den Umfang klar im Blick haben, damit Sie allen anderen Personen mit Zuversicht ihre Aufgaben übergeben können.

Während eines Kickoff-Meetings sollte der Projektleiter mindestens diese vier Dinge definieren:

• Projektumfang
• Beteilige und ihre Rollen
• Leistungen
• Meilensteine

Über den Projektumfang haben wir bereits gesprochen.

Für die Beteiligten und ihre Rollen wird der Projektleiter die verschiedenen Teams und Mitwirkenden einander vorstellen.

Außerdem ist das Kickoff-Meeting ein idealer Zeitpunkt, um die Hierarchie zu besprechen, d.h. wer an wen berichtet und wer die Arbeit absegnet.

Eine Diskussion der Ergebnisse wird sich mit der Diskussion der Hierarchie überschneiden, da Sie die Frage beantworten müssen: „Wer wird jedes Ergebnis erhalten?“ und wer wird Entscheidungen, wenn nötig, treffen.

Meilensteine sind Punkte in einem Projekt, die klare und überprüfbare Fortschritte auf dem Weg zum Endziel zeigen.

Beim Bau eines Hauses kann der Punkt, an dem ein Fundament gegossen und gesetzt wird, ein Meilenstein sein.

Wenn Sie den Rahmen gesetzt haben, ist das ein weiterer Meilenstein.

Zum Zeitpunkt eines Kickoff-Meetings sollten Sie wissen, was die Projekt-Meilensteine sein werden, auch wenn Sie noch keine Termine dafür festlegen können.

Manchmal brauchen Sie andere Team-Experten, wie z.B. den Programmierer oder die Designerin, um herauszufinden, wann genau diese Meilensteine fallen sollen.

Es ist gut, mit einer ungefähren Vorstellung von den Terminen für die Meilensteine in ein Kickoff-Meeting zu gehen, aber geben Sie jedem Teamleiter die Chance, sie abzuwägen und Anpassungen vorzunehmen.

Planen Sie die Fristen für Ihr Projekt!

Vorhin haben wir erwähnt, dass jedes Projekt ein Start- und Enddatum hat.

Der Kickoff kann Ihr offizielles Startdatum sein.

Das Enddatum sollte den absoluten Endtermin aller Arbeiten markieren.

Nach diesem Datum findet keine Arbeit an dem Projekt mehr statt.

Es ist ein echter „hands-off“, Bleistifte nach unten.

Nach dem Kickoff-Meeting können alle Beteiligten (z.B. der Projektleiter und die Teamleiter) die genauen Meilensteine und Liefertermine herausfinden und in einen Kalender zwischen Start- und Endtermin eintragen.

Wenn Sie eine Projektmanagementsoftware verwenden, können Sie ab diesem Zeitpunkt damit beginnen.

Tragen Sie alle Ihre wichtigen Termine in die App ein.

Sie können auch andere, bisher erstellte Dokumentationen integrieren, z.B. den Projektumfang.

Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um alle Beteiligten einzuladen, ebenfalls mit der Software zu arbeiten.

Wenn die Personen der Projektmanagement-App beitreten, können sie Aufgaben erhalten, ihren Fortschritt aktualisieren und auf andere Weise zusammenarbeiten.

Lesen Sie bitte dazu auch unseren Artikel „Die beste kostenlose Projektmanagement-Software!“ – klicken Sie dazu bitte hier!

Erwartungen an die Kommunikation setzen!

Sowohl nach dem Kickoff-Meeting als auch während des gesamten Projektverlaufs ist es wichtig, die Kommunikationswege offen zu halten.

Egal ob Ihre Gruppe einen Vollzeit-Projektleiter hat oder nicht, wer auch immer der Hauptansprechpartner für das Projekt ist, muss derjenige sein, der die Kommunikation fördert und erleichtert.

Es ist keine schlechte Idee, ein weiteres All-Hands-Meeting zu veranstalten, bevor das Projekt voll angelaufen ist, damit die Leute alle verbleibenden Fragen stellen können.

Setzen Sie frühzeitig Erwartungen an die Kommunikation.

Werden die Teamleiter ein wöchentliches Update über den Fortschritt ihres Teams einreichen?

Wie viele All-Hands-Meetings werden Sie im Laufe des Projekts haben – manchmal sind sie gar nicht notwendig.

Was braucht Ihr Projekt?

Oftmals haben kleinere Teams innerhalb eines Projektes, wie z.B. das Design-Team oder das Programmierer-Team, wiederkehrende Check-in-Meetings, in denen jeder das, was er in letzter Zeit getan hat, zusammenfasst und mögliche Probleme aufwirft.

Je mehr Leute potenziellen Problemen frühzeitig eine Stimme geben, desto besser sind die Chancen, sie zu vereiteln oder zu bewältigen

Fazit!

Ausgestattet mit diesen Tipps für den Anfang können Sie nun in das Innere des Projekts eindringen.

Eine Projektmanagementsoftware trägt wesentlich dazu bei, dass alle am Projekt Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden.

Es braucht aber auch eine gute Portion menschlicher Interaktion und so viel Klarheit über das Projekt und seine Details wie möglich.

Dieser Artikel gibt Ihnen praktische Anregungen für den START des Projektes.

Für die Umsetzung werden Sie selbstverständlich weitere Informationen, Tipps und Anregungen benötigen.

Wir werden dieses Thema im Auge behalten und weitere passenden Artikel zur Verfügung stellen.

Für Ihre Fragen und Anregungen nutzen Sie bitte die Kommentarfunktion.

Herzlichen Dank für Ihr Interesse.