Einleitung

Es ist gut ein paar Jahre her, seit Dropbox Paper aus der Beta-Phase herausgetreten ist.

Mit dem Collaboration-Tool können Sie gemeinsam genutzte Notizen erstellen und Dokumente und Dateien übersichtlich in Ordnern oder Projekten organisieren.

Dropbox Paper akzeptiert alle Arten von Inhalten und Medienformaten und macht es so unglaublich einfach, Dokumente darzustellen.

Aber Dropbox Paper ist in der Lage, mehr als das zu tun.

Wenn Sie das volle Potenzial von Dropbox Paper ausschöpfen möchten, werfen Sie einen Blick auf die in diesem Artikel aufgeführten Tipps und Tricks.

Wenn Sie die Homepage von Dropbox Paper aufsuchen möchten, dann klicken Sie bitte hier!

Erstellen Sie „Invite-only“-Ordner!

Wenn Sie einen Ordner in Dropbox Paper erstellen und freigeben, können ihn standardmäßig alle Mitglieder des Teams sehen.

Wenn Sie jedoch einen Ordner für bestimmte Personen im Team erstellen möchten, ist die beste Lösung die Erstellung eines Ordners „Nur-Einladung!“.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neuer Ordner im rechten Fensterbereich, und sobald das neue Fenster erscheint, geben Sie den Namen des Ordnersein.

Klicken Sie anschließend auf „Bestimmte Nutzer“ und dann auf „Weiter“.

Auf der nächsten Seite geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen und legen die Berechtigungen für die Bearbeitung fest.

Danach klicken Sie auf „Freigeben“.

So funktioniert es im Browser:

Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit der Dropbox Paper – Suche!

Müssen Sie nach einem Dokument mit einem bestimmten Wort suchen?

Die leistungsstarke Suche macht es möglich.

Alles, was Sie tun müssen, ist, das Schlüsselwort in die Suchleiste einzugeben und die entsprechende Datei oder der entsprechende Ordner wird sofort angezeigt.

Die Suche verknüpft die angezeigten Notizen gleich mit dem Ordner, in dem sie sich befinden.

Sie müssen daher nicht extra in den passenden Ordner wechseln – die Suche kümmert sich um alles.

Nutzen Sie die Tastenkombinationen!

In Zeiten, in denen alles schnell gehen muss, ist es wichtig, dass Sie das gleiche Mantra befolgen, während Sie Ihr Team auf Dropbox Paper leiten.

Besonders wichtig ist dies, wenn es um die Formatierung Ihrer Dokumente geht.

Dropbox Paper wird mit einer Reihe von Tastenkombinationen geliefert.

Neben den allgemeinen Tastenkombinationen wie Strg+B für Fett und Strg+U für Unterstrichen unterstützt dieses Werkzeug eine Vielzahl von weiteren Kombinationen.

Um die vollständige Liste der möglichen Tastenkombinationen zu erhalten, klicken Sie einfach auf das Tastatursymbol in der rechten unteren Ecke jeder Notiz.

To-Dos wie ein Chef erstellen!

Wie Sie vielleicht schon wissen, müssen Sie zum Hinzufügen einer Checkliste mit Elementen nur [] und anschließend ein Leerzeichen eingeben.

Nun, die gute Nachricht ist, dass Sie diese Checkliste/Aufgaben unterwegs zuweisen können, indem Sie einfach ein @-Zeichen gefolgt vom Namen des Teammitglieds hinzufügen.

Wenn Sie also eine Aufgabe mit dem Namen „Ändere Button vorheriger Artikel im neuen Blog-Post“ erstellen und Sylvia mit Fälligkeitsdatum 16. Dezember 2019 zuweisen möchten, müssen Sie nur den folgenden Befehl eingeben:

[] Ändere Button vorheriger Artikel im neuen Blog-Post @Sylvia /16/12/2019

Das ist es. Es ist nicht nötig, mit der Symbolleiste oder dem oberen Band zu arbeiten.

Dokumente bestimmten Ordnern hinzufügen!

Öffnen Sie einen bestimmten Ordner häufig, um ein Dokument darin zu platzieren?

Das ist eine schreckliche Zeitverschwendung.

Am besten ist es, das Dokument auf der Startseite zu erstellen.

Und wenn Sie es benannt haben, klicken Sie auf das Symbol mit den 3 Punkten, dann auf „Verschieben“ im Browser oder auf „Dateien verschieben“ in der Windows-Version.

Zu viele Emojis? Zählen Sie sie!

Denken Sie, dass Sie viel zu viele Emojis in Ihrem Dokument verwendet haben?

Anstatt sich hinzusetzen und sie manuell zu zählen, wie wäre es, wenn Sie Dropbox Paper diese Arbeit überlassen?

Ja, Sie haben es richtig gelesen.

Neben den Standard-Zählungen wie Wortzahl und Zeichenanzahl zählt Dropbox Paper auch die Anzahl der Emojis.

Um die Wortzahl zu überprüfen, tippen Sie auf die Dreipunkt-Taste in der oberen rechten Ecke und drücken Sie die Option „Wortzahl“.

Screenshots wie ein Profi einfügen!

Eine weitere schöne Möglichkeit, die Dropbox Paper Ihnen bietet, ist, dass Sie Screenshots und Bilder nicht wie gewohnt hochladen müssen.

Alles, was Sie tun müssen, ist, den Ordner mit den Bildern im Explorer zu öffnen, den Browser zu verkleinern und die Bilder per Drag & Drop in die Notiz zu ziehen.

Außerdem ist die Neuanordnung von Bildern auf Dropbox-Papier so einfach mit Drag & Drop.

Wählen Sie das Bild, das Sie verschieben möchten und bewegen Sie den Mauszeiger auf die Position Ihrer Wahl.

Zu verschiedenen Medien verlinken!

Ob Audiodatei oder YouTube-Video, mit Dropbox Paper können Sie sie ganz einfach anzeigen.

Der Weg? Kopieren und Einfügen. Sie müssen den Embed-Link nicht hinzufügen.

Sie müssen einfach den Video- (oder Audio-)Link aus der Adressleiste kopieren und in Ihr Dokument einfügen – fertig.

Dropbox Paper in Ihren Kalender integrieren!

Natürlich können Sie Dropbox Paper auch in Google Kalender (oder MS Outlook) integrieren.

Klicken Sie dazu auf den Dokumentnamen im geöffneten Dokument und Sie sehen eine kleine ausgegraute Eingabeaufforderung mit dem Text „+ Kalendertermin verknüpfen“.

Wählen Sie den Kalender Ihrer Wahl aus und fügen Sie nach Abschluss der Einrichtung das Datum und die Notizen, zum Beispiel bezogen auf eine Besprechung, hinzu.

Die gute Nachricht ist, dass, sobald Sie Ihren Kalender integriert haben, alle bevorstehenden Meetings auf der Homepage von Dropbox Paper angezeigt werden.

Wunderbare Verlinkungen!

Ja, ich weiß, dass es neben Freigeben ein nützliches Symbol gibt, mit dem Sie externe Links hinzufügen können.

Aber es ist umständlich, immer darauf zu klicken und dann den Link jedes Mal hinzuzufügen, wenn Sie einen Link hinzufügen müssen.

Die clevere Lösung besteht darin, den Text auszuwählen, den Sie verlinken möchten, Strg+K zu drücken und dann den Link hinzuzufügen.

Notizen exportieren!

Mit Dropbox Paper können Sie Ihre Dokumente auch in die Formate PDF, Word oder Markup exportieren.

Das ist besonders nützlich, wenn Sie einige Dokumente an Kunden oder Geschäftspartner senden möchten, die keinen Zugriff auf das Dropbox-Paper-System Ihres Teams haben.

Öffnen Sie dazu die Notiz, die Sie exportieren möchten.

Klicken Sie dann auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke der Notiz.

In dem sich dann öffnenden Auswahlfenster klicken Sie auf Exportieren, wählen das gewünschte Exportformat aus und klicken dann auf den blauen Button „Exportieren“.

Danach wird die Notiz automatisch in das gewählte Format übertragen und sofort herunter geladen.

Dies funktioniert allerdings nicht in der Desktop-Version des Programmes, nur im Browser.

Fazit!

Sie sehen, Dropbox Paper bietet viele Möglichkeiten, die man im ersten Moment nicht kennt.

Wir hoffen, diese 11 Anregungen machen Ihre Arbeit mit Dropbox Paper noch erfolgreicher.

Vielen Dank für Ihr Interesse an Dropbox Paper und Ihre Aufmerksamkeit.

Für Fragen und Anregungen nutzen Sie bitte die Kommentarfunktion am Ende der Seite!