Formulare gehören zu den vielseitigsten Werkzeugen des Internets. Egal ob Sie ein Kontaktformular oder eine Checkout-Seite, eine Umfrage oder ein Studenten-Verzeichnis benötigen, ein Formular ist alles was Sie brauchen, um diese Informationen leicht und bequem zu sammeln. Mit Google Formulare dauert es nur wenige Minuten und ein passendes Formular ist erstellt – die Nutzung des Tools ist sogar kostenlos.

Google Formulare ist, zusammen mit Google Dokumente, Google Tabellen und Google Präsentationen, Teil der Google-App-Suite für Online-Office-Apps im Rahmen von Google Drive, mit deren Hilfe Sie mit Ihrem Browser sehr viele Büro-Arbeiten online vom Gerät Ihre Wahl aus erledigen können.

Das Tool Google Formulare ist einfach zu bedienen und eine der einfachsten Möglichkeiten, um Daten direkt in einer Tabelle speichern. Es ist der „beste Kumpel“ für Google-Tabellen-Kalkulationstabellen.

Wenn Sie Daten für Ihre Tabellen sammeln müssen, ist ein Formular Ihr bester Freund! In diesem Beitrag werde ich Ihnen die Funktionen von Google Formulare, versteckte Tools und Add-ons detailliert vorstellen, damit Sie in wenigen Minuten die Formulare, die Sie für unterschiedliche Anforderungen benötigen, in wenigen Minuten erstellen werden.

Google Formulare – Geschichtliches!

Google Formulare startete im Jahr 2008 als Teil von Google Tabellen, zwei Jahre nach der ursprünglichen Einführung dieses Tools. Man konnte ein Formular zu einer Tabelle hinzufügen, es in einem separaten Blatt formatieren und die Formular-Antworten in einem anderen Blatt sehen. Dieses war einfach, aber es hat die damaligen Anforderungen erfüllt.

Google hat im Laufe der Zeit weitere Funktionen zu Google Formulare hinzugefügt und das Tool Anfang 2016 endgültig in eine eigenständige App umgewandelt.

Heute können Sie Formulare unter docs.google.com/forms erstellen und verwalten, mit Vorlagen arbeiten und Sie haben einem schnellen Zugriff auf alle Ihre Formulare an einem Ort.

Google Formulare ist jetzt ein voll ausgestattetes Formular-Tool, das mit Ihrem Google-Konto verbunden und dessen Nutzung kostenlos ist.

Sie können standardmäßige Fragetypen und auch Drag & Drop-Fragen in der gewünschten Reihenfolge hinzufügen. Das Formular kann mit einfachen Foto- oder Farbthemen angepasst werden. Die Antworten können Sie sowohl im Formular sammeln als auch in einer Google Tabellen-Tabelle speichern.

Google Formulare – ein erstes Formular erstellen!

Der einfachste Weg zum Erstellen eines Formulars ist direkt von der Google Formulare-App aus möglich. Gehen Sie zu docs.google.com/forms, wählen Sie dort entweder eine Vorlage aus oder starten Sie ein leeres Formular. Alternativ kann das Tool auch über Google Drive aufgerufen werden.

Es gibt auch einen Link zu Google Formulare in Google Dokumente, Google Tabellen und Google Präsentationen: Klicken Sie in diesen Tools auf Datei -> Neu -> Formular, um ein neues leeres Formular zu starten.

Sie können auch ein Formular direkt mit einer Tabelle verknüpfen. Klicken Sie dazu innerhalb von Google Tabellen auf Tools -> Formular erstellen. Sie müssen vorher entweder eine bestehende Tabelle öffnen oder eine neue Tabelle erstellen. Das neu erstellte Formular wird sofort mit der ausgewählten Tabelle verbunden. Dies ist der schnellste Weg, um Daten in eine neue oder bestehende Kalkulationstabelle zu laden: Öffnen Sie die Kalkulationstabelle, in der die Daten gespeichert werden sollen, erstellen Sie das benötigte Formular und die Formular-Antworten werden ohne zusätzlichen Aufwand automatisch in dieser Tabelle gespeichert.

Der Formular-Editor von Google Formulare ist recht einfach zu bedienen. Ihr Formular erscheint in der Mitte des Bildschirms und bietet Eingabemöglichkeiten für einen Titel und eine Beschreibung, gefolgt von den Formularfeldern.

Klicken Sie auf ein Formularfeld, um es zu bearbeiten und eine Frage hinzuzufügen. Verwenden Sie die Dropdown-Box neben dem Feld, um den Feld-Typ zu wählen, z. B. Multiple-Choice-Frage, Kästchen, Kurzantwort und so weiter.

Google Formulare bietet mehrere Einstellungsoptionen. Über die schwebende Symbolleiste auf der rechten Seite können Sie weitere Formularfelder/Fragen hinzufügen.

Im oberen rechten Menü können Sie das Farbschema des Formulars ändern, das Formular in der Vorschau ansehen, die Schaltfläche Senden verwenden, um das Formular freizugeben und auf weitere zusätzliche Optionen zuzugreifen, einschließlich der Installation von Add-ons für Formulare.

Wechseln Sie von der Registerkarte Fragen auf die Registerkarte Antworten in Ihrem Formular-Editor, um aktuelle Antworten zu sehen und das Formular auf Wunsch mit einer Tabelle zu verknüpfen.

Alles, was Sie tun müssen, um per Formular Antworten einzusammeln ist, Ihre Fragen dem Formular hinzufügen und es an den gewünschten Personenkreis zu versenden.

Google Formulare – die diversen Feld-Typen!

IGOR

Google Formulare bietet zur Formulargestaltung 13 Feldtypen an: 9 Fragetypen und die Layout-Elemente Text, Foto, Video und Abschnitt hinzufügen.

Klicken Sie einfach auf das + -Symbol in der rechten Seitenleiste, um eine neue Frage hinzuzufügen oder klicken Sie auf die Text-, Foto- oder Videosymbole, um dem Formular Medien hinzuzufügen. Durch einen Klick auf das unterste Symbol „Abschnitt hinzufügen“ teilen Sie das Formular in verschiedene Formularseiten auf.

Jedes Feld enthält eine Kopie-Schaltfläche zum Duplizieren des Feldes – eine einfache Möglichkeit, um ähnliche Fragen zu Ihrem Formular hinzuzufügen.

Es gibt auch einen Lösch-Button (Mülltonne), sowie einen Schalter, um das Feld in eine Pflichteingabe zu verwandeln sowie ein Menü mit zusätzlichen Optionen in der rechten unteren Ecke

Die Fragetypen können jederzeit geändert werden. Es muss dabei aber beachtet werden, das, je nach Fragetyp, die vorherigen Definitionen/Konfigurationen auf den Standard zurückgesetzt werden, da sie für den neuen Fragetyp nicht passend sind.

Sehen wir uns jetzt die Formularfeld-Typen etwas im Detail an:

Das Design-Element Titel und Beschreibung

Die Titel- und Beschreibungsfelder werden automatisch jedem Formular und jedem Feld hinzugefügt, obwohl die Beschreibung in den meisten Feldern standardmäßig ausgeblendet ist. Sie können einen zusätzlichen Titelblock überall mit der Schaltfläche Tt hinzufügen.

Sie können den Titel und die Beschreibung bei Fragen leer lassen, aber der Formular-Titel muss ausgefüllt werden.

Die Beschreibungen bieten keine Formatier-Optionen an. Sie können aber Links sowohl in der Kurzform (rohinie.com) als auch in der vollständigen Form (http://www.rohinie.com) in Beschreibungen einbinden. Den Personen, die das Formular bearbeiten, können über diese klickbaren Links weitere Informationen zum Thema angeboten werden.

Der Frage-Typ Kurzantwort

Dieses Feld ist ideal für die Eingabe von kleinen Textbausteinen: Namen, E-Mail-Adressen, Werte und vieles mehr. Die Benutzer erhalten nur eine Zeile Text, um die Frage zu beantworten – innerhalb dieser Zeile können Ihre Benutzer tatsächlich aber so viel Text eingeben, wie sie wollen, sofern Sie dies nicht in den Datenvalidierungen einschränken.

Um sicherzustellen, dass Sie die Antworten erhalten, die Sie benötigen, enthält dieses Feld Datenvalidierungen für Zahlen, Text, Länge und reguläre Ausdrücke. Zahlvalidierungen helfen Ihnen, Wertebereiche einzugrenzen während Textvalidierungen perfekt sind, um E-Mail-Adressen oder Links auf formale Richtigkeit zu prüfen.

Der Frage-Typ Absatz

Diese Frage-Typ ist dem vorherigen sehr ähnlich, bietet jedoch die Möglichkeit längeren Text in mehreren Zeilen einzugeben.

Länge und regulärer Ausdruck sind die einzigen Datenprüfungen, die für diesen Frage-Typ verfügbar sind. Verwenden Sie daher diesen Frage-Typ nur dann, wenn Sie ausführliche Rückmeldungen oder längere Anmerkungen in der Antwort wünschen.

Der Frage-Typ Multiple-Choice-Frage

Das Standardfeld für neue Fragen in einem Google-Formular ist die Multiple-Choice-Frage. In ihr können Sie Auswahl-Optionen auflisten und Benutzer eine daraus auswählen.

Auf Grund der ausgewählten Antwort ist es möglich, auf eine zur Antwort passenden Seite mit weitergehenden, zur Auswahl passenden Fragen zu springen. Definierte Seite werden durch Klick auf das Feld „Abschnitt hinzufügen“ erstellt. Auf diese Weise ist es bequem möglich die Benutzer auf einem relevanten Weg durch das Formular zu führen und es müssen nicht alle Fragen beantwortet werden.

Eine Multiple-Choice-Frage kann wie jede andere Frage auch zu einer Pflichteingabe gemacht werden.

Der Frage-Typ Kästchen

Ähnlich wie bei der Multiple-Choice-Frage können Sie in diesem Feld Antworten auflisten, jedoch können die Benutzer so viele Antworten wie Sie wollen, auswählen.

Es kann bei diesem Frage-Typ in den erweiterten Einstellungen festgelegt werden, wie viele Antworten genau, minimal oder maximal ausgewählt werden müssen.

Ein auf Grund der ausgewählten Antworten auf bestimmte Seiten ist im Gegensatz zur Multiple-Choice-Frage nicht möglich.

Der Frage-Typ Drop-Down

Möchten Sie alle Antwortoptionen in einem Menü statt in einer Liste? Dann ist dieser Frage-Typ richtig.

Es bietet genau die gleichen Möglichkeiten wie die Multiple-Choice-Frage inklusive der Möglichkeit auf Grund der Antworten zu vordefinierten Unterseiten zu springen. Nur werden die möglichen die Antworten in einem aufklappbaren Menü angezeigt und die gewünschte Antwort wird per Klick in das Menü ausgewählt.

Dies ist sehr nützlich, um das Formular kompakt zu halten, wenn es viele Antwortoptionen für eine Frage gibt.

Der Frage-Typ Lineare Skala

Dieser Frage-Typ gibt die Möglichkeit, eine Ziffer auf einer vorgegebenen Skala auszuwählen. Die Skala kann mit 0 oder 1 beginnen und bei maximal 10 enden.

Der jeweils niedrigste und höchste Wert der Skala kann links und rechts mit einer erklärenden Bezeichnung versehen werden, z.B. 0 = kein Vorwissen, 10 = Experte.

Neben Texten können auch Emoji als Label genutzt werden.

Der Frage-Typ Multiple-Choice-Raster

Dies ist möglicherweise der verwirrendste Frage-Typ, da die Felder in einer Liste und nicht im Raster angezeigt werden, wenn sie den Benutzern angezeigt werden.

Die Bezeichnung kommt aber daher, das anfallende Fragen in Zeilen und mögliche Antworten in Spalten eingegeben werden.

Sie können so viele Zeilen und Spalten einfügen, wie Sie möchten und Ihnen sinnvoll erscheinen, aber beachten Sie bitte, dass die Leser nach rechts scrollen müssen, um mehr als 6 Spalten/mögliche Antworten auf dem Desktop-Browser oder nur 3 Spalten/mögliche Antworten auf dem Handy zu sehen, was die Handhabung für die Benutzer erschwert und die Akzeptanz des Formulars vermindert.

Zusätzlich zur Standardoption, um Antworten anzufordern, kann das Gitter eine Antwort pro Zeile erfordern und kann die Benutzer auch auf nur eine Antwort pro Spalte beschränken.

Der Frage-Typ Datum

Möchten Sie nach einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Uhrzeit fragen, um ein Ereignis zu planen oder eine Aktivität zu protokollieren? Dann ist der Frage-Typ Datum genau richtig.

Mit ihm kann nach einem Tag und einem Monat und optional nach Jahr und Zeit gefragt werden.

Beachten Sie bitte, dass das Datumsformat im Standardformat für Ihren Google-Konto-Standort angezeigt wird. Wenn Ihr Google-Konto auf US-englisches Gebietsschema eingestellt ist, werden die Daten als MM / TT / JJJJ formatiert, bei deutschem Gebietsschema wird in das Format TT.MM.JJJJ formatiert.

Ihre Benutzer sehen die Datumsoptionen im Datumsformat Ihres Gebietsschemas, sofern sie nicht in ihrem eigenen Google-Konto angemeldet sind.

Der Frage-Typ Zeit

Mit dem Frage-Typ Zeit können Sie eine Zeitdauer in Stunden, Minuten und (optional) Sekunden anfordern, um zu protokollieren, wie lange eine Aktivität ausgeführt wurde.

Auch die Auswahl einer bestimmten Zeit, z.B. für eine Terminvereinbarung, ist möglich.

Das Design-Element Foto

Mit Google Formulare können Sie ein Bild hochladen, ein Foto per Link übernehmen, ein Foto von Google Drive einfügen oder einfach ein Foto von Ihrer eigenen Webcam aufnehmen und in das Formular optisch passend einfügen.

Denken Sie aber bei der Nutzung von Fotos immer daran, dass Sie die passenden Nutzungsrechte haben.

Das Design-Element Video

Google Formulare unterstützt nur YouTube-Videos, die Sie entweder über die Suche oder über einen bekannten Link hinzufügen können.

Egal, ob Sie Bilder oder Videos hinzugefügt haben, Ihr eingefügtes Medium verfügt über den Standardtitel und die Beschreibung sowie Optionen zur Größenänderung und zeigt das Video oder Foto wahlweise zentriert, linksbündig oder rechtsbündig an.

Das Design-Element Abschnitt hinzufügen

Mit diesem Design-Element teilen Sie ein komplettes Formular in eine von Ihnen gewünschte Anzahl von einzelnen Seiten auf. Die Anzahl der Seite ist grundsätzlich unbegrenzt.

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Frage-Typen und Design-Elemente, um Formulare mit logischen Abläufen, sinnvollen Fragen und ansprechender Optik zu erstellen. Die Möglichkeiten der Gestaltung werden eigentlich nur durch Ihre Kreativität begrenzt.

Google Formulare – Formularabschnitte und Logik!

Einfache Kontaktformulare benötigen nur wenige Felder, aber längere Umfragen können mit Dutzenden Fragen auf einer Seite schnell unübersichtlich werden.

Das ist der Grund dafür, dass die Nutzung von Abschnitten so sinnvoll ist: Sie teilen Ihr Formular in Bereiche auf, um eine Reihe von Fragen, die zusammenpassen, übersichtlich zu beantworten.

Klicken Sie einfach auf die letzte Schaltfläche in der rechten Symbolleiste, um einen Abschnitt unterhalb der aktuellen Frage hinzuzufügen. Jeder Abschnitt enthält seinen eigenen Titel und seine eigene Beschreibung, zusammen mit einem Pfeil-Button an der Spitze um ihn zeigen oder zu verbergen. So halten Sie Ihren Formular-Editor während der Formularerstellung übersichtlich.

Sie können per Drag & Drop Fragen zwischen Abschnitten verschieben, aber Sie können nicht ganze Abschnitte an eine andere Position im Formular verschieben. Bei mehrseitigen Formularen ist daher eine genaue Planung der Abläufe sehr sinnvoll.

Sie können aber alle Fragen eines Abschnitts in adere Abschnitte verschieben und den dann leeren Abschnitt löschen.

Es ist ein perfekter Weg in der Planung, die logischen Sprünge im Formular sauber zu planen. Beispiel: Wenn Sie Ihre Benutzer nach ihrem Lieblingsfleisch fragen wollen, dann ist diese Frage nur sinnvoll, wenn die Benutzer keine Vegetarier oder Veganer sind. Eine Umfrage könnte also mit der ja/nein-Frage beginnen, ob Ihr Benutzer Vegetarier/Veganer ist. Wird die Antwort mit „NEIN“ beantwortet kann zur Frage mit den verschiedenen Fleischsorten gesprungen werden, bei „JA“ zu einer anderen passenden Frage.

Ein weiteres passendes Szenario wäre, wenn Sie Ihre Benutzer nach der Nutzung ihrer Smartphones fragen möchten und dabei zwischen iPhone und Android unterscheiden möchten. iPhone-Fragen wären für einen Android-Nutzer irrelevant und umgekehrt. Wenn jemand gar kein Smartphone nutzt wären alle Fragen irrelevant. Je nach Antwort können die Nutzer zu einer speziellen iPhone-Seite, einer speziellen Android-Seite oder, wenn kein Smartphone genutzt wird, auf die Danke-Seite geleitet werden.

Ich denke, der Sinn von Formular-Abschnitten ist gut verstanden.

Legen Sie also einfach die passenden Abschnitte an und definieren Sie dort die gewünschten Fragen. In den zeitlich vorher angezeigten Auswahl-Fragen integrieren Sie dann die Sprünge zu den richtigen Abschnitten. Wichtig: Die Sprünge zu den diversen Abschnitten können nur in den Frage-Typen Muliple-Choice-Frage und Drop-Down definiert werden.

Achten Sie bei Ihrer Planung immer darauf, dass Ihre Benutzer nur die Fragen angezeigt bekommen, die auf Grund ihrer Antworten relevant sind und zeigen Sie alle anderen Fragen gar nicht erst an. Diese Planung erhöht den Bedienungskomfort und die Akzeptanz Ihrer Formulare.

Google Formulare – Erstellen Sie ein Quiz!

Der Einsatz von Google Formulare beschränkt sich nicht nur auf Umfragen, Terminvereinbarungen und ähnliche Funktionen.

Eine weitere Möglichkeit, ein interaktives Formular zu erstellen, ist das Quiz von Google Formulare. Innerhalb Ihrer Formulareinstellungen finden Sie eine Registerkarte Quizze. Diese Registerkarte finden Sie durch Klick auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke des Formulars, links vom Wort „Senden“.

Wählen Sie „Zum Quiz machen“ aus indem Sie auf den passenden Schalter klicken. Wählen Sie dann aus, ob die Ergebnisse direkt nach der Übermittlung des Formulars oder später angezeigt werden sollen, nachdem Sie die Antworten überprüft haben. Zusätzlich können Sie unter „Der Befragte kann folgendes sehen:“ konfigurieren, welche Informationen dem Nutzer nach der Einreichung des Quiz sehen darf. Durch setzen und entfernen des Häkchens schalten Sie die Anzeige ein und aus.

Google Formulare – Gestalten Sie Ihr Formular!

Es gibt einen Punkt, wo Sie nicht viel Auswahl haben: das Design Ihres Formulars. Google-Formulare enthalten lediglich eine Kopf-Farbe oder ein Kopf-Bild zusammen mit einer hellen Akzentfarbe als Hintergrund.

Standardmäßig werden neue Formulare in lila angelegt, während Vorlagen häufig ein Bild enthalten.

Klicken Sie auf das Farbpalette-Symbol oben rechts um Ihr Design zu optimieren, wenn auch nur wenige Möglichkeiten angeboten werden. Sie können aus 15 Farben wählen, wobei jeweils eine dunklere Farbe für den Header und eine passende hellere Farbe für den Hintergrund angeboten werden. Klicken Sie zu Auswahl einfach auf den Farbton, der Ihnen für Ihr Formular gefällt.

In der rechten unteren Ecke des Auswahlfensters finden Sie einen Kreis mit einem Bildsymbol. Ein Klick auf diesen Kreis öffnet die Vorlagenauswahl. Sie können aus einer Auswahl vorgefertigter Designs mit Bildern, die nach Themen sortiert angezeigt werden, eine passende Vorlage durch einen Mausklick auswählen.

Alternativ wählen Sie eines Ihrer Fotos aus Google Drive aus oder laden Sie ein neues Foto hoch und nutzen es richtig zugeschnitten als Formularkopf. Google Formulare wird dann automatisch eine Hintergrundfarbe auswählen, die weitgehend zu Ihrem Foto passt.

Einige der von Google angebotenen Header-Bilder sind animierte GIFs mit brennenden Kerzen, beweglichen Kugeln und vieles mehr. Diese animierten Bilder, die Stand Januar 2017 vom Tool unterstützt werden, machen die Optik für Ihre Nutzer noch interessanter.

Google Formulare – Formular-Antworten in einer Tabelle speichern!

Sobald Sie das Formular erstellt haben, brauchen Sie nichts weiter zu tun, um die Antworten der Befragten in Google Formulare zu speichern. Standardmäßig werden alle Antworten auf der Registerkarte Antworten gesichert und diese Registerkarte bietet bereits einige Möglichkeiten zur Auswertung. Eine individuelle Antwort-Ansicht zeigt die Live-Form zusammen mit den Ergebnissen von jedem einzelnen Befragten.

Das ist großartig für schnelle Ergebnisanalyse, aber um mehr Tools zu erhalten, mit denen die Antworten zu analysiert werden können, sollten Sie Ihr Formular mit einer Google-Tabellen-Kalkulationstabelle verknüpfen. Klicken Sie dazu einfach auf das grüne Blatt-Symbol in der Registerkarte Antworten oder wählen Sie Antwort-Ziel auswählen im Menü mit den 3 Punkten in der oberen rechten Fensterecke aus. Dann erstellen Sie eine neue Tabelle oder wählen Sie eine vorhandene aus, um die Antworten dort zu speichern.

Ein großartiger Grund für das Speichern von Google Formulareinträgen in einer Google-Tabellenkalkulation-Tabelle ist: Die Pflege ist schnell und einfach.

Ändern Sie z.B. die Feldnamen im Formular werden diese auch automatisch in Ihrer Kalkulationstabelle aktualisiert.

Wenn Sie einen neuen Eintrag in Ihrem Formular erhalten werden die Daten sofort nach dem Klick auf „Senden“ durch die Benutzer in die Tabelle eingetragen.

Hinweis: Sie können Formularfragen und Antwortoptionen jederzeit ändern, aber wenn Sie dies tun, werden keine Einträge geändert, die bereits Ihrer Tabelle hinzugefügt wurden.

Google Formulare behält immer eine vollständige Kopie aller Formulardaten. Wenn Sie versehentlich etwas aus Ihrer Tabelle löschen, machen Sie sich keine Sorgen! Öffnen Sie einfach Ihre Formular-Antworten-Einstellungen und entfernen Sie die Verknüpfung zwischen dem Formular und der Tabelle oder klicken Sie auf Verknüpfung mit Formular aufheben im Menü der Registerkarte Antworten.

Verknüpfen Sie dann das Formular erneut mit Ihrem Arbeitsblatt hinzu, und Google Formale fügt alle Formulardaten wieder in die Tabelle ein.

Mit den Formulardaten in der Tabelle können Sie die Formulierungen von Google Tabellen verwenden, um Werte zu berechnen oder benutzerdefinierte Grafiken zu erstellen, um Ihre Daten zu visualisieren.

Fügen Sie der Kalkulationstabelle eine bedingte Formatierung hinzu, und Sie können Muster in Ihren Formularantworten auf einen Blick sehen.

Sollten Sie lieber mit Excel oder einer anderen Anwendung statt mit Google Tabellen arbeiten können Sie die gespeicherten Daten sowohl im Antwortbereich des Formulars (nur CSV-Format) oder im Dateibereich von Google-Tabellen (verschiedene Formate) herunterladen und dann in die Anwendung Ihrer Wahl importieren.

Es gibt ein weiteres nützliches Extra für die Verknüpfung von Formular und Tabelle: BenachrichtigungenGoogle Formulare kann standardmäßig per E-Mail eine Nachricht senden, sobald das Formular ausgefüllt ist. Klicken Sie jedoch in Google Tabellen auf Tools -> Benachrichtigungsregeln, werden Ihnen weitere Optionen angeboten.

Dort können Sie wählen, ob nur einmal am Tag eine E-Mail mit einer Zusammenfassung aller Antworten oder ob bei Neuanlagen/Änderungen an einem Formulareintrag eine Information verschickt werden soll.

Sie sehen, Google Tabellen und Google Formulare sind zusammen ein starkes Team.

Google Formulare – Teilen Sie Ihr Formular!

Sie haben ein Formular erstellt, und jetzt ist es Zeit, um es mit der Welt zu teilen und Antworten auf Ihre Fragen zu bekommen oder für andere Zwecke wie z.B. Verwaltung von Online-Urlaubsanträgen zu nutzen.

Oder vielleicht möchten Sie ein Feedback von Ihrem Team zu Ihrem Formular erhalten.

So oder so, hier ist, was Sie in Google Formulare tun müssen, um diese Ziele zu erreichen!

Arbeiten Sie im Team an Ihren Formularen

Eine der besten Funktionen von Google Formulare ist, dass Sie das Formular auch in der Entwicklungsumgebung mit anderen Personen teilen können, damit sie Ihnen beim Erstellen und Bearbeiten des Formulars helfen können und Ihnen auf einfache Art Rückmeldungen geben können.

Die gleichen Freigabefunktionen, die Sie vielleicht von Google Dokumente und Google Tabellen her kennen, sind auch in Google-Formulare enthalten.

Öffnen Sie einfach im Menü (Symbol mit den 3 Punkten in der oberen rechten Ecke) und wählen Sie Mitbearbeiter hinzufügen. Geben Sie dann die E-Mail-Adressen der einzelnen Mitarbeiter ein und legen Sie die Berechtigungen für jede Person fest.

Formularfreigabeeinstellungen

Sobald das Formular fertig ist, überprüfen Sie die Formulareinstellungen, bevor Sie es mit der Welt teilen. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen. Dort finden Sie in den Registerkarten Allgemein und Präsentation einige interessante Einstellmöglichkeiten, z.B. einen Schalter, mit dem Sie festlegen, ob dem Benutzer eine Fortschrittsanzeige angezeigt wird.

Sie können festlegen, ob die Benutzer eine E-Mail mit ihren Antworten erhalten sollen. Dies können Sie weiter konfigurieren mit den Auswahlen „Falls der Befragte eine Kopie seiner Antworten anfordert“ sowie „immer“.

Weiterhin können Sie, zumindest im Rahmen der kostenpflichtigen Variante für Unternehmen und Bildungseinrichtungen, festlegen, ob Benutzer das Formular nur 1x ausfüllen dürfen und sich daher anmelden müssen. Ob die Benutzer das Formular nach dem Absenden noch bearbeiten dürfen und ob sie zusammengefasste Ergebnisse bekommen können Sie ebenfalls pro Formular festlegen.

In der Registerkarte Präsentation können Sie einen individuellen Text, der nach dem Absenden angezeigt wird, festlegen.

All diese Einstellungen können jederzeit geändert werden.

Die fertigen Formulare online verteilen

Sind Sie bereit, Antworten auf Ihr Formular zu erhalten? Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Senden“ oben rechts, um das Formular per E-Mail oder sozialen Netzwerken zu teilen, einen Link zum Formular zu kopieren oder einen Einbettungscode zu erhalten, um ihn zu Ihrer Website hinzuzufügen.

Mit dem Link können Sie entweder einen Link in voller Länge kopieren oder einen verkürzten Link erhalten, um ihn einfacher in sozialen Netzwerken zu verteilen.

Die Option „HTML einbetten“ enthält Optionen zur Einstellung von Breite und Höhe, um das Formular innerhalb Ihrer Website perfekt anzupassen.

Das Freigeben des Formulars per E-Mail beinhaltet eine zusätzliche Option: das Formular in die E-Mail integrieren und somit versenden. Dies kopiert Ihr tatsächliches Formular in die E-Mail und wenn Ihre Empfänger Gmail verwenden können sie das Formular in ihrem Gmail-Posteingang ausfüllen, auf Senden klicken und ihre Antwort senden, ohne jemals Ihr echtes Formular zu besuchen. Allerdings werden Änderungen am Formular nicht in bereits verschickte E-Mails übernommen, sondern Ihre Benutzer haben immer nur Zugriff auf das Formular in der Version zum Zeitpunkt der Versendung.

Diese Möglichkeit funktioniert nur innerhalb von Gmail richtig. Apple Mail zeigt zwar die Formularfelder an, aber nicht die Antworten auf Google Formulare und Outlook.com kann das Formular nicht öffnen.

 

Formulare per Papier oder pdf-Datei verteilen

Wollen Sie Antworten auch offline einsammeln? Google Formulare kann auch dabei helfen. Klicken Sie im Menü (Klick auf die 3 Punkte) auf „Drucken“, und Google Formulare erstellt eine Druckversion des Formulars, die Sie als PDF speichern oder drucken können.

Multiple-Choice-Raster und Multiple-Choice-Optionen zeigen Pill-Schaltflächen zum Ausfüllen, während Textfelder leere Zeilen für Antworten enthalten.

Sobald die Befragten Ihre Papierformulare ausgefüllt haben, geben Sie einfach ihre Antworten in Ihre Google Tabellen-Tabelle ein, um sie zusammen mit Ihren Online-Antworten zu speichern und auszuwerten.

Google Formulare – Add-ons!

Google Formulare ist für sich genommen bereits ein großartiges Tool für die Sammlung von Daten per Formular. Es gibt jedoch immer Funktionen, die man sich als Anwender wünscht, die aber im Originalprogramm nicht realisiert sind. Hier kommen die Add-ons von spezialisierten Drittanbietern ins Spiel.

Mit Formular-Add-Ons können Sie Ihren Formularen zusätzliche Funktionen hinzufügen, benutzerdefinierte Benachrichtigungen erhalten, Ihre Formulare in Dokumente verwandeln und vieles mehr.

Es gibt eine ganze Bibliothek von Add-ons im Google-Formulare-Menü.

Klicken Sie einfach auf das Menü (die 3 Punkte), klicken Sie dann und installieren das Add-on, das Ihnen hilfreich erscheint.

Sie erhalten dann ein neues Puzzleteil-Symbol in Google Formulare. Dies öffnet ein Menü, das jedes Ihrer Add-ons auflistet.

Um ein Add-On zu öffnen, wählen Sie es einfach im Add-ons-Menü aus, verwalten seine Einstellungen und es läuft dann automatisch im Hintergrund.

Add-ons können allen oder nur bestimmten Formularen zur Verfügung gestellt werden. Es ist jederzeit möglich, ein Add-on über den Menübereich zu entfernen und bei Bedarf wieder erneut zu installieren.

Um ein Add-on zu entfernen starten Sie wieder über den Menübereich die Add-on-Auswahl. Installierte Add-ons erkennen Sie sofort über den grünen Balken in der linken oberen Ecke. Bewegen Sie dann die Maus auf das Add-on, das Sie entfernen möchten. Klicken Sie auf den grünen Button „Verwalten“, der erscheint, danach auf entfernen. Schon wird das Add-on mit allen seinen Funktionen aus dem Formular entfernt.

Stand Januar 2017 arbeiten alle angebotenen Add-ons in englischer Sprache.

Hier finden Sie eine Auswahl (Stand Januar 2017) von Add-ons mit einer kurzen Beschreibung, die aktuelle Anzahl der Nutzer wird Ihnen in der Add-on-Auswahl angezeigt:

All Questions Required?  Fügt dem Formular einen einfachen Schalter hinzu, durch dessen Einschaltung alle Fragen zu Pflichtfragen werden bzw. schaltet diesen Zwang wieder aus.

Choice Eliminator 2 – Eliminiert Optionen aus Multiple-Choice-Fragen, Drop-Down-Fragen oder Kästchenfragen-Fragen, wenn sie bereits ausgewählt wurden. Dies ist ein einfacher Weg um z.B. mehrfache Terminvereinbarungen weitgehend automatisch zu vermeiden oder Angebote, z.B. Artikel, die nur in einer bestimmten Anzahl vorhanden sind, aus der Auswahl zu nehmen. Ist nicht 100% sicher, aber im Normalfall erfolgreich.

Data Director – Fügt Formularantworten zu alternativen Google Tabellen-Kalkulationstabellen hinzu und sendet E-Mail-Benachrichtigungen auf der Grundlage von einstellbaren Bedingungen. Sie können es verwenden, um alle ähnlichen Einträge in verschiedene Sheets automatisch zu sortieren.

docAppender – Fügt Ihre Formularergebnisse an das Ende eines Google Dokumente-Dokuments anstelle einer Kalkulationstabelle. Jede Antwort kann zu eindeutigen Dokumenten basierend auf Formularfragen hinzugefügt werden oder sie können alle jeweils demselben Dokument hinzugefügt werden.

formLimiter – Begrenzt, wie oft Ihr Formular beantwortet werden kann. Es kann für eine Anzahl von Antworten, ein Datum und eine Uhrzeit oder einen festgelegten Wert in Ihrer Ergebniskalkulationstabelle konfiguriert werden und deaktiviert automatisch Ihr Formular, sobald das vordefinierte Ereignis eintritt.

Form Notifications – Sendet benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen an Sie und optional an die Befragten mit Details über die Ergebnisse und eine Dankeschön-Nachricht.

Form Publisher – Erstellt Dokumentenvorlagen, PDF-Dateien oder eindeutige Tabellen für jeden Eintrag und verteilt diese dann per E-Mail.

Form Field Export – Wandelt Ihre Google Formulare-Felder in JSON-Daten um, damit sie in andere Formular-Apps importiert werden können.

formRanger – Erstellt vordefinierte Auswahlmöglichkeiten in der Auswahl von mehreren Auswahlfeldern oder Kontrollkästchen Fragen aus einer Tabelle in einer Kalkulationstabelle. Das gibt Ihnen eine einfache Möglichkeit, Fragen zu Daten hinzuzufügen, die Sie bereits in einer Kalkulationstabelle gespeichert haben.

formRecycler – Importiert Fragen aus anderen Formularen, um diese schnell wiederzuverwenden, ohne das gesamte Formular zu kopieren.

Diese Auswahl an Add-ons erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, denn die Add-on-Bibliothek ist nicht starr und wird ständig erweitert. Schauen Sie als regelmäßig in die Add-on-Aufstellung und erfahren Sie was es an neuen Add-ons gibt.

Wenn Sie Ihre Daten in erster Linie mit Google Tabellen auswerten sollten Sie sich auch mit den Add-ons zu diesem Tool beschäftigen, denn es gibt sehr viele Add-ons, die Ihnen Ihre Datenanalyse erleichtern.

Google Formulare – Fazit!

Egal ob Sie eine einfache Umfrage machen wollen oder eine dynamische Umfrage mit benutzerdefinierten Fragen für verschiedene Antworttypen benötigen, Google Formulare verfügt über die notwendigen Werkzeuge, die Sie dazu benötigen. Es ist nicht der mächtigste oder flexibelste Form-Builder der Welt. Aber das Tool ist unglaublich einfach zu bedienen, direkt von Ihrem Google-Konto aus und es steht kostenlos zur Verfügung.

Dank der tiefen Integration mit Google Tabellen und einer Vielzahl von Add-ons kann es ein leistungsfähiges Werkzeug sein, um Daten zu sammeln und es für Analysen zu nutzen, ohne die Google-Office-Apps zu verlassen.

Wenn Sie das nächste Mal eine Umfrage oder ein Formular benötigen sollten Sie Google Formulare einmal ausprobieren!

Mit diesen Tipps und Tricks könnte Google Formulare das praktische Formular-Tool sein, das Sie immer gebraucht haben.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Bei Fragen nutzen Sie bitte die Kontaktmöglichkeiten unter www.rohinie.com/kontakt.

Für weitere Informationen zu Google Formulare klicken Sie bitte auf einen der folgenden Buttons!